Kiểu tin nhắn gây khó chịu của dân văn phòng

"Hey" là câu mở đầu mà Harrison Luongtran, 42 tuổi, giám đốc sáng tạo tại công ty quảng cáo Lucky Generals ở Mỹ, thường sử dụng với nhân viên.

Atheina Hasbani, nhân viên của Harrison, bắt đầu suy nghĩ "có phải tôi sắp bị đuổi việc?", "Tôi vừa mắc phải lỗi sai nào?" hay "gia đình cô ấy có việc gì"... mỗi lần nhận tin nhắn. Người phụ nữ 31 tuổi tưởng tượng về những viễn cảnh tồi tệ nhất mỗi khi nhận tin nhắn bắt đầu bằng chữ "hey". Nhưng đối phương sẽ không nhắn tiếp nếu cô không chịu phản hồi.

Hiện tượng trên được gọi là kiểu "hey-and-wait" (gọi và im lặng), thông qua cách nhắn tin bằng các chữ "Hey", "hello", "hi". Cách mở lời này có vẻ vô hại nhưng khiến người nhận cảm thấy bất an, lo lắng. Các nhà tâm lý học cho biết kiểu nhắn tin này có thể kích hoạt phản ứng chiến đấu hoặc bỏ chạy của con người.

Bryan Robinson, nhà trị liệu tâm lý và là tác giả của cuốn sách về công việc kết hợp, cho biết để sinh tồn bộ não cần biết "điều gì sẽ xảy ra" và thường hướng đến kịch bản xấu nhất.

Nhưng những tin nhắn như "hey" Harrison gửi cho đồng nghiệp đơn thuần là lời mở đầu cho các thảo luận về công việc, như yêu cầu địa chỉ truy cập bài thuyết trình hoặc hỏi thời gian CEO có mặt ở văn phòng. Theo người quản lý, trong môi trường làm việc hiện đại, việc phản hồi nhanh chóng để hoàn thành việc luôn được đề cao. Điều này thúc đẩy các cuộc trò chuyện trực tuyến theo thời gian thực.

"Có nhiều quy tắc về cách mở đầu câu chuyện", giám đốc sáng tạo Harrison nói. Cô cũng cho rằng đồng nghiệp của mình còn quá non trẻ, có sức chịu đựng kém và hay suy nghĩ linh tinh.

Khảo sát của Harris Poll với 1.200 nhân viên và giám đốc điều hành vào năm 2023, ghi nhận gần 90% thời gian trong tuần làm việc dành cho giao tiếp trên các nền tảng khác nhau. Báo cáo được thực hiện bởi công ty phần mềm kiểm lỗi ngữ pháp Grammarly cũng tiết lộ nhiều người gặp phải tình trạng hiểu lầm trong giao tiếp.

Fiana Tulip, chuyên gia xây dựng thương hiệu và tư vấn marketing tại New York đã quen với kiểu nhắn tin của Robyn Jackson Malone - một CEO của công ty quan hệ công chúng ở Chicago (Mỹ). Hai người có vài lần hợp tác chung các dự án, thi thoảng Malone cũng có xu hướng nhắn tin "hey" cho Tulip mà không thêm bất kỳ thông tin nào.

"Điều đó khiến tôi phát điên lên", Tulip nói. Cô cũng cho biết chỉ trả lời tin nhắn của đối phương nếu có thêm thông tin.

Nhưng ở góc nhìn của Malone, cô cho rằng sẽ thật thô lỗ nếu nhắn một loạt những mong muốn mà không chờ đối phương phản hồi.

Các nhà tư vấn truyền thông doanh nghiệp cho rằng một phần vấn đề là do nền tảng nhắn tin tức thời tại nơi làm việc tương đối mới mẻ.

Theo Microsoft, những người dùng năng nổ nhất hiện nay thường gửi và nhận khoảng 150 tin nhắn mỗi ngày, tương đương hơn 250 email. Thông tin từ ứng dụng Slack chỉ ra đến 700 triệu tin nhắn được gửi đi mỗi ngày từ nền tảng này.

Discord, nền tảng bắt đầu từ cộng đồng game, đang được nhiều dân văn phòng sử dụng để trò chuyện.

So với email thường dài và không yêu cầu phản hồi lập tức, các tin nhắn nhanh mang tính chất tương tác qua lại theo thời gian thực. Bên cạnh đó email có những quy tắc bất thành văn như tránh viết hoa toàn bộ, sử dụng kiểu chữ lạ hay trả lời tất cả, thì giao tiếp qua tin nhắn tại nơi làm việc chưa có nhiều quy tắc rõ ràng.

Kate Buchanan, quản lý các sáng kiến đổi mới liên quan đến nhân sự tại công ty phần mềm Autodesk (Mỹ), vẫn gửi "hi" hoặc "hey" cho đồng nghiệp. Nhưng sau đó bị sao nhãng hoặc cảm thấy không cần thiết trò chuyện nữa nên im lặng.

"Vậy khi ai đó nhắn "hi", bạn nên phản hồi như thế nào?", Madison Kanna, kỹ sư phần mềm cao cấp tại bộ phận chăm sóc sức khỏe Walmart, đặt câu hỏi sau khi nhận nhiều tin nhắn tương tự.

Một số người khuyên Kanna không cần trả lời. Số khác nói không nên quan tâm và khuyên anh nên trở thành viên của trang web nohello.net với thông điệp: Hãy ngừng việc chỉ nhắn tin "hello" khi trò chuyện.

Constance Hadley, giáo sư quản lý và tổ chức tại Trường Kinh doanh Questrom, Đại học Boston, khuyên các lao động nên bày tỏ sự khó chịu của bản thân với đối phương.

"Tin nhắn 'hey" của bạn khiến tôi mất tập trung. Đây có thể là cách mở lời yêu thích, ngắn gọn nhưng không phải ai cũng cảm thấy thoải mái", giáo sư gợi ý.