Hủy họp để nhân viên đỡ mệt mỏi

"Tôi muốn khóc khi nhìn vào lịch họp", giám đốc tiếp thị của công ty ứng dụng quản lý doanh nghiệp Asana nói. Những cuộc họp liên tiếp làm anh cảm thấy khó hoàn thành công việc.

Lo lắng ngày càng phình to của của Zerkel đã được công ty ghi nhận và đề xuất phương thức tạm thời hủy bỏ các cuộc họp định kỳ. Họ gọi đó là Meetings doomsday - ngày hủy diệt các cuộc họp.

"Tôi nghĩ mọi thứ đang tốt dần lên", Zerkel nói.

Quá tải các cuộc họp là vấn đề mà nhiều nhân viên văn phòng gặp phải. Nghiên cứu mới công bố của Microsoft cho thấy 68% người nói họ bị gián đoạn công việc và không đủ thời gian tập trung bởi họp nhiều.

Các công ty tăng cường họp trong giai đoạn Covid-19 nhằm duy trì kết nối với nhân viên. Thói quen vẫn được duy trì bốn năm sau đó nhưng các công ty đang dần cân nhắc lại về văn hóa họp. Họ cắt giảm kể các cuộc họp để tăng năng suất và giảm sự mệt mỏi của nhân viên.

"Hiện có sự quan tâm cao với các cuộc họp công sở", Steven Rogelberg - giáo sư ở Đại học North Carolina nói.

Nhóm của Zerkel gồm 9 người xóa cuộc họp vào ngày thứ tư khỏi lịch làm việc, họ tiết kiệm 11 giờ mỗi tháng. Sau đó, Meetings doomsday được áp dụng với 60 người, khiến công ty quyết định thực hiện cẩm nang hướng dẫn các bộ phận giảm họp theo quy định.

"Chúng tôi cẩn thận thay đổi lịch và cấu trúc các cuộc họp", Rebecca Hinds - trưởng phòng nghiên cứu chiến lược Asana nói. "Công ty hủy các cuộc họp không nhiều nội dung". Đồng thời, lãnh đạo cũng khuyến khích mọi người từ chối cuộc họp không có giá trị.

Cuối tháng 1, nền tảng thương mại điện tử Shopify đã yêu cầu nhân viên hủy bỏ tất cả các cuộc họp trong vòng hai tuần. Dự kiến đến tháng 7, nhân viên sẽ giảm được 14% các cuộc họp và tiến đến 18% vào cuối năm.

Năm ngoái, công ty phần mềm Techsmith không có cuộc họp nào trong một tháng, họ đề nghị hình thức tin nhắn hoặc video. Khảo sát nội bộ cho thấy 15% nhân viên năng suất hơn và 85% xác định được các cuộc họp mà họ sẽ bỏ hoặc rút ngắn. Đồng thời, số lượng người tham gia cũng được giảm đi.

"Chúng tôi bảo vệ năng lượng của nhân viên để họ làm việc tốt nhất", giám đốc điều hành Wendy Hamilton nói.

Nền tảng tự động hóa Zapier đã áp dụng chính sách "tuần tập trung" cho nhân viên. Mỗi người đề ra mục tiêu và ưu tiên công việc cho cả tuần. Họ không bỏ họp hoàn toàn mà khuyến khích tránh nếu không cần thiết.

80% nhân viên nói họ đã hoàn thành mục tiêu của mình, theo khảo sát của Brandon Sammut - giám đốc nhân sự của Zapier.

Ứng dụng tổ chức nhân sự Slack cũng triển khai Tuần lễ sáng tạo và Thứ sáu tập trung vào mùa hè cho phép nhân viên làm việc tập trung, không bị gián đoạn.

Họ thử nghiệm cắt giảm 50% số cuộc họp và khuyến khích thời gian nghỉ ngơi, nhiều hơn. Slack sử dụng AI để tóm tắt nội dung chính để nhân viên có thể không họp.

Tuy nhiên, sự thay đổi này cũng mang lại nhiều thách thức. Một số trường hợp bị giảm họp đồng nghĩa giảm cơ hội học hỏi, quan sát từ người khác.

Giáo sư Rogelberg cho rằng chiến lược giảm họp sẽ hiệu quả nếu tiếp cận được toàn bộ phòng, ban. Lãnh đạo có trách nhiệm lên kế hoạch và khuyến khích người khác tham gia, ngược lại nhân viên phải phát triển được mục tiêu của mình. "Sự kết hợp sẽ làm họ không bị sốc khi văn hóa họp thay đổi", ông nói.

Zerkel cảm thấy biết ơn công ty với lịch làm việc mới. "Họ dũng cảm và kiên quyết với những thay đổi", anh nói.