Tích cực ứng dụng công nghệ thông tin đã tạo ra những hiệu quả rõ rệt, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động Đoàn các cấp.
Trước đây, mỗi lần phải chuyển các loại văn bản, cán bộ Đoàn phải mất công in, phô tô, gấp tài liệu, đóng bì thư rồi mang ra bưu điện gửi. Giờ đã khác, cán bộ Đoàn chỉ cần ngồi trong phòng và kích chuột máy vi tính là gửi được hầu hết các loại văn bản.
Tích cực áp dụngCó mặt tại Huyện đoàn Gia Lộc, chúng tôi thấy cán bộ nơi đây đang vào trang website của Tỉnh đoàn (tuoitrehaiduong.vn) để xem thông tin. Muốn biết Tỉnh đoàn có chỉ đạo, hướng dẫn mới chỉ cần vào phần hệ thống văn bản là thấy ngay. Ngoài tìm kiếm, Huyện đoàn còn gửi báo cáo quý I năm nay qua thư điện tử cho Tỉnh đoàn.
Để thuận tiện cho việc trao đổi, tiếp nhận thông tin, cuối năm 2014, Huyện đoàn Gia Lộc đã xây dựng trang website riêng. Ngoài đăng tải các văn bản, trang website có nhiệm vụ chính là tuyên truyền các hoạt động của Đoàn các cấp, nhất là ở cơ sở.
Đoàn Khối các cơ quan tỉnh có đặc thù là cán bộ Đoàn cơ sở trực thuộc đều kiêm nhiệm nên khó triệu tập thường xuyên để trao đổi công việc. Để thuận tiện cho hoạt động, từ năm 2014, Đoàn Khối các cơ quan tỉnh thành lập website và thực hiện việc gửi, nhận thông tin bằng văn bản điện tử. Hiện nay, hầu hết các văn bản liên quan đến công việc đều được đơn vị đăng tải trên website hoặc gửi qua thư điện tử. Ngược lại, các Đoàn cơ sở cũng gửi tài liệu, thông tin về đây bằng thư điện tử. Hơn 1 năm nay, Đoàn Khối các cơ quan tỉnh còn trao đổi công việc trên trang Facebook của mình và thành lập nhóm trao đổi trên Zalo. Chị Phùng Thị Phin, Bí thư Đoàn Khối các cơ quan tỉnh cho biết: "Mỗi khi có việc cần triển khai ngay, nhất là thời điểm hiện nay Đoàn cơ sở đang tổ chức đại hội, nếu thấy cần chỉ đạo, trao đổi, chúng tôi dùng Facebook hoặc Zalo".
Hiện nay, hầu hết các đơn vị trực thuộc Tỉnh đoàn đã gửi văn bản bằng thư điện tử, 16 đơn vị có website riêng. Từ đầu năm nay, Tỉnh đoàn trao đổi, tiếp nhận thông tin với Đoàn các cấp và một số đơn vị liên quan bằng 8 loại văn bản điện tử (công văn, giấy mời, thông báo, thông cáo, báo cáo, thông tri, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, biểu mẫu thống kê). Tỉnh đoàn thường xuyên đăng tải các văn bản mới liên quan đến hoạt động Đoàn trên website; lập trang Facebook riêng để làm kênh thông tin, trao đổi, đoàn kết, tập hợp đoàn viên, thanh niên và trang Facebook dành riêng cho sinh viên, đội viên.
Hiệu quả thiết thựcTích cực ứng dụng công nghệ thông tin đã tạo ra những hiệu quả rõ rệt, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động Đoàn các cấp. Hiện nay, khoảng 70% số văn bản được Đoàn các cấp trong tỉnh gửi qua mạng, qua đó tiết kiệm được nhiều thời gian, kinh phí.
Chị Nguyễn Thị Trang, Phó Chánh Văn phòng Tỉnh đoàn chia sẻ: "Trước đây, mỗi khi văn phòng gửi báo cáo định kỳ, chúng tôi phải phô tô gần 60 bản, mỗi bản dầy hơn 20 trang, sau đó cho vào phong bì và mang ra bưu điện. Có ngày nhiều hoạt động, anh em mất cả buổi để gửi tài liệu. Công việc này giờ được gửi bằng văn bản điện tử rất nhàn và bảo đảm sự chính xác, tránh bị thất lạc hoặc đến chậm".
Cán bộ Đoàn cấp huyện và cơ sở cảm nhận rõ rệt nhất hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin. Trước đây, mỗi tháng ít nhất 3 lần Đoàn cấp huyện phải đến trực tiếp hoặc ra bưu điện gửi tài liệu cho Tỉnh đoàn. Hiện nay, nhiều tháng không phải đi lần nào. Các đơn vị tiết kiệm được hàng triệu đồng mỗi tháng. Các văn bản được đăng tải sớm trên website còn giúp Đoàn các cấp chủ động hơn trong công việc.
Các hoạt động được đăng tải trên website và trang mạng xã hội tạo sức lan tỏa không chỉ trong nội bộ của Đoàn các cấp mà còn đến với đông đảo người dân. Qua đây, Đoàn cấp trên nắm bắt được hoạt động của Đoàn cấp dưới, có căn cứ đánh giá, bình xét thi đua chính xác hơn. Ngoài ra, các đơn vị có thêm điều kiện để trao đổi, học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau.
Theo Phó Bí thư Tỉnh đoàn Nghiêm Xuân Tuấn, giữa năm nay, khi Tỉnh đoàn hoàn thiện phần mềm quản lý văn bản và đề tài "Ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý đoàn viên thông qua cổng thông tin điều hành của Tỉnh đoàn Hải Dương" thì việc trao đổi, tiếp nhận thông tin, quản lý đoàn viên sẽ hiệu quả hơn rất nhiều. Tỉnh đoàn sẽ tiếp tục duy trì tổ chức các lớp bồi dưỡng, nâng cao kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cho cán bộ Đoàn các cấp.
DANH TRUNG
