Phần mềm chứng thực điện tử giúp chặn gian lận

Ứng áp dụng phần mềm công chứng, chứng thực mang lại thuận lợi cho cả cơ quan nhà nước, các tổ chức hành nghề công chứng và người dân

Sau một thời gian thực hiện, phần mềm này đã mang lại hiệu quả thiết thực. Theo lãnh đạo Sở Tư pháp, trong thực tế đã phát sinh nhiều trường hợp một tài sản có thể được giao dịch công chứng nhiều lần ở những tổ chức hành nghề công chứng khác nhau, gây thiệt hại về tài sản cho tổ chức, cá nhân và ảnh hưởng tới uy tín các bên liên quan. Việc tra cứu, báo cáo, thống kê hợp đồng, giao dịch ở các tổ chức hành nghề công chứng hiện vẫn đang thực hiện thủ công, gây tốn kém nhưng hiệu quả không cao.

Để khắc phục tình trạng này, sau khi Luật Công chứng năm 2015 có hiệu lực thi hành, Bộ Tư pháp đã yêu cầu các tỉnh xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng. Trong năm 2016, Sở Tư pháp đã triển khai xong phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng, được áp dụng tại 2 phòng công chứng và 15 văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh. Do hiện nay UBND cấp xã cũng thực hiện chứng thực việc giao dịch các hợp đồng liên quan đến đất đai, tài sản có giá trị nên đến tháng 5.2017, sở đã mở rộng phần mềm cơ sở dữ liệu chứng thực đến 12 Phòng Tư pháp cấp huyện và 265 xã, phường, thị trấn trong toàn tỉnh. 

Theo quy định, ngay sau khi thực hiện công chứng hợp đồng, công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng và cán bộ, công chức Phòng Tư pháp cấp huyện; cán bộ tư pháp-hộ tịch UBND cấp xã phải nhập ngay dữ liệu về việc giao dịch này và cập nhật lên hệ thống phần mềm. Thông tin giao dịch của tài sản trong hợp đồng được hệ thống tự động lưu lại sau mỗi lần giao dịch. Điều này giúp tạo nên lịch sử giao dịch đầy đủ của tài sản, là cơ sở giúp công chứng viên xác định tính hợp lệ của giao dịch tiếp theo. “Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, cán bộ, viên chức của đơn vị đã phát hiện có những công dân dù đã dùng giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thế chấp vay vốn ngân hàng nhưng sau đó lại làm giấy đăng ký quyền sử dụng đất giả, rồi dùng giấy tờ này bán đất cho người khác và đến các tổ chức hành nghề công chứng xin công chứng hợp đồng mua bán và thực hiện thành công việc giao dịch tại một số văn phòng công chứng. Nhưng khi đến thực hiện công chứng tại Phòng Công chứng số 1 đã bị các cán bộ, viên chức của cơ quan phát hiện”, ông Nguyễn Văn Vĩnh, Trưởng Phòng Công chứng số 1 cho biết. Áp dụng phần mềm này, các tổ chức hành nghề công chứng và Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã sẽ chia sẻ thông tin cho nhau và tất cả các giao dịch đều được hệ thống lưu giữ lại. Như vậy sẽ hạn chế tối đa việc gian lận, mua bán nhiều lần cùng một tài sản của tổ chức, cá nhân. 

Theo ông Ngô Quang Giáp, Giám đốc Sở Tư pháp, từ khi áp dụng phần mềm này đến nay, sở đã ghi nhận một số hợp đồng bị từ chối công chứng, chứng thực do phát hiện những gian lận, sai phạm. Việc áp dụng phần mềm công chứng, chứng thực cũng giúp tăng cường quản lý nhà nước đối với các tổ chức hành nghề công chứng. “Do phải cập nhật ngay các giao dịch đã thực hiện và báo về cơ quan quản lý nên sở nắm rõ một ngày các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện được bao nhiêu vụ việc. Từ đó hạn chế tình trạng khai man số việc đã thực hiện để trốn tránh nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước, đồng thời thuận tiện cho sở trong thực hiện thanh tra, kiểm tra các cơ sở”, ông Giáp cho biết.

Sở Tư pháp cũng phối hợp với các cơ quan tiến hành tố tụng trong tỉnh cập nhật các loại tài sản thuộc diện phải thi hành án, đang bị kê biên, ngăn chặn… lên hệ thống. Các loại tài sản này được hỗ trợ các thông tin riêng. Do đó, khi các tổ chức, cá nhân muốn thực hiện các giao dịch liên quan đến các loại tài sản này đều bị phát hiện và ngừng giao dịch.

Sở Tư pháp đã soạn sẵn và đưa vào hệ thống hơn 40 mẫu biểu hợp đồng, tạo điều kiện thuận lợi cho công chứng viên và cán bộ của các Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã rút ngắn thời gian đánh văn bản, tạo mẫu thống nhất chung trong toàn tỉnh. Nhiều cán bộ tư pháp - hộ tịch cấp xã cho biết nhờ có sẵn các mẫu hợp đồng nên họ chỉ phải thay đổi các thông tin cơ bản của các bên liên quan, qua đó rút ngắn thời gian gõ văn bản, bảo đảm độ chính xác, thuận tiện, nhất là với những cán bộ còn hạn chế về trình độ tin học.

Tuy mang lại những hiệu quả thiết thực nhưng hiện nay, phần mềm này mới chỉ được sử dụng chung trong ngành tư pháp chứ chưa được chia sẻ, kết nối với các cơ quan, đơn vị khác như: ngành tài nguyên và môi trường; văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất các huyện, thị xã, thành phố… Do đó vẫn còn khó khăn cho người dân khi thực hiện các hợp đồng mua bán đất đai tại những nơi có quy hoạch, đang trong quá trình tranh chấp, xác định đất đai đã được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, tài sản trên đất hay chưa… Các ngành, đơn vị liên quan cần sớm kết nối, chia sẻ thông tin với nhau để thuận tiện hơn cho tổ chức, công dân trong quá trình thực hiện các giao dịch.

HOÀNG NGÂN