Công sở điện tử

Ông Nguyễn Cao Thắng, Phó Giám đốc Sở TT-TT, chủ nhiệm đề tài “Mô hình công sở điện tử” cho biết: “Công sở điện tử là một giải pháp phần mềm tổng thể phục vụ công tác quản lý, điều hành, tác nghiệp trong nội bộ cơ quan, giữa các cơ quan với nhau và giữa công dân, tổ chức, doanh nghiệp. Mô hình công sở điện tử gồm 3 phần chính: hệ quản lý nội bộ, hệ giao tiếp (G2C, G2B) và hệ dịch vụ trao đổi dữ liệu (G2G). Trong mỗi phần, có nhiều phần mềm, nội dung, tiện ích khác nhau được tích hợp trên nền cổng thông tin điện tử hoặc website. Nếu mỗi cơ quan nhà nước đều là những công sở điện tử thì quá trình cải cách thủ tục hành chính trở nên đơn giản, tiết kiệm; hiệu quả quản lý hoạt động của các công sở sẽ được cải thiện rõ rệt”.

Sơ đồ công sở điện tử

Khảo sát thực tế mô hình công sở điện tử tại Sở TT-TT, chúng tôi thấy rõ hiệu quả của mô hình này. Tại đây, tất cả quá trình tương tác giữa các thành viên trong nội bộ Sở TT-TT, giữa sở với các cơ quan khác và giữa công dân, doanh nghiệp với sở đều thực hiện trên cổng thông tin điện tử. Trên cổng thông tin điện tử có tích hợp phần mềm E-Office (văn phòng điện tử). Đây là phần mềm quản lý văn bản với nhiều ưu việt, nhằm “số hóa” các văn bản giấy truyền thống, giúp quá trình lưu trữ, tìm kiếm, trao đổi văn bản dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện. Các văn bản sẽ được quét và lưu trữ trên máy tính. Khi cần tìm kiếm văn bản, người dùng chỉ cần đánh tên tập tin hay tên văn bản, chức năng tìm kiếm của phần mềm sẽ cho kết quả nhanh nhất. E-Office còn đủ “thông minh” để quản lý lịch làm việc, nhắc việc, giao việc qua mạng cho người sử dụng. Các dấu nhắc đều được hiển thị trên màn hình máy tính, giúp người dùng biết có những văn bản nào cần phải xử lý, những công việc nào được cấp trên giao. E-Office còn có phần chat, giúp các nhân viên công sở có thể trao đổi thông tin, văn bản, hình ảnh, file nhạc… E-Office cũng lưu lại thời gian mở máy, tắt máy, thời gian nhân viên mở máy nhưng không sử dụng giúp cho quá trình quản lý nhân viên chặt chẽ hơn. Phần mềm này có thể tự động tổng hợp các báo cáo hoạt động của từng phòng, ban thành báo cáo chung. Chị Lương Thu Phương, nhân viên văn thư Sở TT-TT cho biết: “Trước kia các văn bản, thông báo… tôi đều phải in ra giấy để gửi các phòng, ban. Giờ có E-Office, chỉ cần 1 lệnh, các văn bản, thông báo lập tức được gửi đi, không phải tốn giấy, mực, công đi lại... Các nhân viên trong sở được giao công việc qua E-Office, quá trình quản lý và thực hiện công việc trở nên nhanh chóng, thuận tiện và khoa học hơn”.

Sở Thông tin - Truyền thông là đơn vị đi đầu trong tỉnh áp dụng mô hình “công sở điện tử”

Trong mô hình công sở điện tử, các thành viên công sở còn phải sử dụng thành thạo hòm thư điện tử công vụ. Hiện tại, hòm thư điện tử công vụ đã được Sở TT-TT hoàn thiện có tên “HD Mail”, dùng chung cho các công sở tại tỉnh ta. Theo đó, tên đăng nhập hòm thư của người dùng sẽ có phần đuôi giống nhau: @haiduong.gov.vn. Hiện tại, 35 đơn vị, cơ quan trên địa bàn tỉnh ta đã được cấp HD Mail. Ưu việt của HD Mail ở tính bảo mật cao. Vì cơ sở dữ liệu của hòm thư công vụ được đặt tại Trung tâm Công nghệ thông tin của Sở TT-TT, các tin nhắn rác sẽ được trung tâm xử lý, tránh gây phiền hà cho người sử dụng. Dung lượng lưu trữ của mỗi HD Mail lên đến 1 GB. Hiện tại, HD Mail được tất cả các cán bộ, nhân viên Sở TT-TT sử dụng hiệu quả.

Nếu chỉ sử dụng E-Office và HD Mail thì chưa thể gọi là công sở điện tử. Công sở điện tử chỉ hình thành khi các ứng dụng này được tích hợp trên nền website hoặc cổng thông tin điện tử thông qua dịch vụ công. Có 4 mức độ của dịch vụ công, trong đó mức độ 1 và 2 cho phép công dân tải về các mẫu đơn, hồ sơ để in ra giấy; mức độ 3 cho phép điền và gửi trực tuyến các mẫu đơn, hồ sơ; mức độ 4 cho phép thanh toán chi phí, gửi và nhận kết quả qua đường bưu điện hoặc qua mạng in-tơ-nét. Hiện tại, Sở TT-TT đã hoàn thành đến mức độ 3 với 5 dịch vụ công trực tuyến, gồm: cấp giấy phép xuất bản bản tin, giấy phép in gia công cho nước ngoài, giấy phép hoạt động in xuất bản phẩm, cấp giấy phép sử dụng tần số và máy phát vô tuyến điện, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực thông tin truyền thông. Công dân, doanh nghiệp chỉ cần truy cập vào trang thông tin điện tử của sở, sau đó vào phần dịch vụ công để đăng ký nội dung đề xuất. Nội dung này sẽ được “số hóa” dưới dạng văn bản đến. Bộ phận văn thư sẽ tiếp nhận văn bản này thông qua E-Office và chuyển đến phòng chuyên môn, lãnh đạo. Lãnh đạo sẽ tiếp nhận, xử lý văn bản và chuyển lại kết quả cho văn thư cũng thông qua E-Offiec. Văn thư sẽ gửi thư điện tử thông báo kết quả qua HD Mail cho công dân, doanh nghiệp. Như vậy, việc tích hợp E-Office, HD Mail trên nền cổng thông tin điện tử, giúp giảm thiểu tối đa các thủ tục hành chính, thời gian đi lại…của công dân.

Theo ông Nguyễn Cao Thắng, mỗi công sở có những đặc thù công việc nên dịch vụ công ở mỗi công sở sẽ khác nhau. Để trở thành công sở điện tử hoàn hảo, điều quan trọng là có sự đầu tư về trang thiết bị, cơ sở hạ tầng kỹ thuật và sự đồng bộ về trình độ công nghệ thông tin của lãnh đạo cơ quan, nhân viên và các tầng lớp nhân dân. Đây là mô hình có tính ứng dụng cao, cần nhân rộng ở tỉnh ta trong thời gian tới.

THÚY HÀ