Chấn chỉnh vi phạm hành nghề công chứng

Công chứng viên Phòng Công chứng số 1 tỉnh Hải Dương hướng dẫn người dân làm thủ tục công chứng

Qua thanh tra hoạt động của một số văn phòng công chứng, Sở Tư pháp Hải Dương đã kịp thời phát hiện và đưa ra nhiều giải pháp nhằm chấn chỉnh các vi phạm trong lĩnh vực này. 

Nhiều lỗi

Từ ngày 16.3-11.4, qua thanh tra tại Văn phòng công chứng Đ.K.L. ở TP Hải Dương, lực lượng chức năng của Sở Tư pháp đã phát hiện văn phòng này thu phí chứng thực bản sao từ bản chính, phí công chứng bản dịch chưa đủ theo quy định. Văn phòng chưa thực hiện việc thu thù lao dịch thuật và tổng hợp, báo cáo trong hồ sơ, chứng từ kế toán. Còn tình trạng sử dụng mẫu lời chứng không đúng, lưu gộp các hồ sơ công chứng dẫn đến thiếu phiếu yêu cầu công chứng; lập, cập nhật một số loại sổ sách trong hoạt động công chứng chưa đúng mẫu quy định. Với các lỗi vi phạm trên, văn phòng này đã bị xử phạt 13,5 triệu đồng.

Theo Sở Tư pháp, từ đầu năm 2022 đến ngày 27.7, sở đã thanh tra, kiểm tra 8 tổ chức hành nghề công chứng, xử lý vi phạm 18 tổ chức và cá nhân với số tiền 275 triệu đồng, tước thẻ 2 công chứng viên. Ông Phạm Công Tân, Chánh Thanh tra Sở Tư pháp cho biết một số vi phạm của các tổ chức công chứng là niêm yết không đầy đủ, chưa bảo đảm quy định mức thu thù lao công chứng, chi phí khác; sử dụng biểu mẫu, mẫu sổ sách trong hoạt động công chứng không đúng quy định; lưu trữ hồ sơ không đúng quy định; lưu trữ hồ sơ công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng; sử dụng biển hiệu không đúng mẫu; không đăng báo nội dung đăng ký hoạt động theo quy định... Hành vi vi phạm của công chứng viên thường gặp là công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà không có giấy chứng tử hoặc giấy tờ khác chứng minh người để lại di sản đã chết hoặc người thừa kế đã chết; công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản trong trường hợp di sản là quyền sử dụng đất hoặc tài sản khác mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu nhưng người yêu cầu công chứng không có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản của người để lại di sản đó; công chứng hợp đồng, giao dịch trong trường hợp phiếu yêu cầu công chứng không đầy đủ nội dung hoặc không có phiếu yêu cầu công chứng theo quy định; công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng không đúng quy định...

Tháo gỡ vướng mắc

Toàn tỉnh hiện có 23 tổ chức hành nghề công chứng đăng ký hoạt động với 50 công chứng viên, gồm 2 phòng công chứng và 21 văn phòng công chứng. Từ đầu năm đến ngày 27.7, các tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện 49.422 việc công chứng, tăng 13.135 việc so với cùng kỳ năm 2021. 

Cùng với việc tăng cường thanh tra, xử lý vi phạm, hằng năm, Sở Tư pháp đều tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng kiến thức pháp luật về công chứng, chứng thực nhằm nâng cao năng lực cho đội ngũ công chứng viên. Từ năm 2021 đến tháng 7.2022, sở đã tổ chức 7 hội nghị tập huấn nghiệp vụ, bồi dưỡng kiến thức pháp luật về công chứng, chứng thực cho hơn 500 lượt công chứng viên, công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã trên địa bàn tỉnh. Tại các cuộc tập huấn, những vướng mắc phát sinh trong hoạt động công chứng, chứng thực đều được giải đáp giúp nâng cao hiểu biết pháp luật, kỹ năng nghiệp vụ về công chứng, chứng thực, góp phần bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng giao dịch, các giấy tờ công chứng, chứng thực.

Theo đại diện Hội Công chứng viên tỉnh, thời gian qua, hội đã tăng cường phối hợp với Sở Tư pháp triển khai các văn bản pháp luật có liên quan đến hành nghề công chứng nhằm nâng cao nghiệp vụ, kỹ năng, đạo đức hành nghề công chứng cho công chứng viên; tham gia phổ biến, tuyên truyền pháp luật về công chứng, chính sách phát triển nghề công chứng; rà soát, kiến nghị cấp có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung, thay thế các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động công chứng. 

Để nâng cao chất lượng hoạt động quản lý các tổ chức hành nghề công chứng, thời gian tới, Sở Tư pháp sẽ tập trung xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng, kết nối liên thông với cơ sở dữ liệu thông tin về đất đai, bất động sản; ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tổ chức, hoạt động và thực hiện công chứng tại địa phương...

PV