TP Hải Dương nỗ lực số hóa hồ sơ thủ tục hành chính

Số hóa hồ sơ thủ tục hành chính không chỉ tạo thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp mà còn giảm áp lực công việc cho cán bộ, nhân viên Bộ phận “một cửa” TP Hải Dương

Là trung tâm của tỉnh, số lượng hồ sơ thủ tục hành chính (TTHC) lớn, thời gian qua, TP Hải Dương đã quyết liệt triển khai các biện pháp để chuyển các hồ sơ, thủ tục từ bản giấy sang điện tử, tạo thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp.

Quyết tâm

Anh Phạm Văn Quang ở phường Ngọc Châu kinh doanh vận tải. Do đặc thù công việc nên anh thường xuyên thực hiện các thủ tục chứng thực ở bộ phận “một cửa” tại phường và thành phố. Trước đây, anh Quang mất khá nhiều thời gian đi lại, chờ đợi làm thủ tục, có lúc mất công, nhỡ việc bởi làm TTHC trực tiếp. Hiện mọi việc đã đơn giản hơn vì anh có thể giao dịch trực tuyến và tái sử dụng khi hồ sơ đã được số hoá. Anh Quang cho biết vì hoạt động theo mô hình doanh nghiệp nên hồ sơ, giấy tờ nhiều hơn. Nếu không lưu trữ khoa học thì việc tìm kiếm giấy tờ để thực hiện các TTHC khác tương đối khó khăn, thậm chí còn thất lạc. Từ giữa năm 2022, anh Quang được nhân viên Bộ phận “một cửa” TP Hải Dương hướng dẫn đăng ký tài khoản trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, số hoá các TTHC thì anh cảm thấy việc giải quyết TTHC đơn giản, tiện lợi hơn. “Hiện cá nhân tôi và doanh nghiệp sở hữu đều có bộ hồ sơ số lưu trữ. Khi giao dịch, giải quyết bất kỳ thủ tục nào phát sinh việc tra cứu, tìm kiếm nhanh gọn hơn nhiều”, anh Quang cho biết.

Phường Lê Thanh Nghị là một trong các địa phương có tỷ lệ số hóa TTHC tiếp nhận cao nhất TP Hải Dương, đạt 99,66%. Đây là nỗ lực lớn của cán bộ, công chức Bộ phận “một cửa” của phường. Theo anh Đào Duy Ngọc, công chức tư pháp-hộ tịch phường, thời gian đầu, việc số hóa hồ sơ TTHC tương đối khó khăn. Nhân viên vừa hướng dẫn người dân đăng ký tài khoản, vừa thực hiện các công đoạn số hóa, vừa phải bảo đảm trả kết quả đúng hẹn trong khi vẫn phải thực hiện các nhiệm vụ kiêm nhiệm khác. Tuy nhiên, thấy rõ được tầm quan trọng, hiệu quả của số hóa hồ sơ, cán bộ, nhân viên Bộ phận “một cửa” phường tích cực triển khai.

"Số hóa hồ sơ TTHC không chỉ tạo thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp mà còn giảm áp lực cho cơ quan nhà nước. Có hồ sơ điện tử, việc tra cứu, tìm kiếm số liệu, dữ liệu đơn giản, dễ dàng hơn. Lưu trữ văn bản cũng không tốn kém. Vì thế, phường quyết liệt thực hiện số hóa TTHC cho người dân, doanh nghiệp", anh Ngọc nói với phóng viên. Thế nên năm 2022, phường Lê Thanh Nghị thực hiện vượt kế hoạch số hóa 50% số hồ sơ TTHC đầu vào. Địa phương đang làm tốt số hóa hồ sơ TTHC ở các lĩnh vực hộ tịch, chứng thực, bảo trợ xã hội…

Công chức Bộ phận "một cửa" phường Lê Thanh Nghị thuận tiện tra cứu thông tin của người dân, doanh nghiệp sau khi số hóa hồ sơ thủ tục hành chính

Khắc phục khó khăn

Dù mang lại nhiều lợi ích thiết thực nhưng việc triển khai số hóa hồ sơ TTHC tại TP Hải Dương gặp không ít khó khăn. Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị chưa được trang bị đầy đủ là rào cản lớn. Mặt khác, thông tin đăng ký nhà mạng khác so với căn cước công dân cũng là rắc rối làm gián đoạn số hóa hồ sơ TTHC. Tỷ lệ số hóa hồ sơ TTHC tiếp nhận so với kết quả giải quyết có sự chênh lệch do nhiều nơi chưa được trang bị máy scan.

“Trong quá trình thao tác để số hóa hồ sơ TTHC, chúng tôi thường xuyên gặp những trục trặc như lỗi mạng, mất mạng… Sau khi khắc phục phải làm lại từ đầu rất mất thời gian và ảnh hưởng tới cá nhân, tổ chức có nhu cầu giải quyết TTHC. Vì vậy, chúng tôi mong muốn được tạo điều kiện, đầu tư máy móc, hạ tầng đồng bộ để công việc thuận lợi, người dân, doanh nghiệp hài lòng”, anh Đào Duy Ngọc bày tỏ.

Từ tháng 5.2022 đến hết tháng 1.2023, TP Hải Dương đã thực hiện số hóa hơn 83.000 hồ sơ TTHC, đạt trên 84% tổng số hồ sơ. Số hóa kết quả hơn 63.000 hồ sơ, đạt trên 64%. Thành phố là một trong số ít địa phương trong tỉnh có tỷ lệ số hóa hồ sơ TTHC ở mức cao. Theo ông Lê Đắc Đức, Phó Chánh Văn phòng HĐND, UBND TP Hải Dương, thành phố luôn xác định số hóa hồ sơ TTHC nhằm thúc đẩy thực hiện dịch vụ công mức độ 3, mức độ 4, coi đây là nhiệm vụ hàng đầu phải tập trung, quyết tâm thực hiện. Tuy nhiên, việc triển khai phát sinh một số vướng mắc, nhất là trong lĩnh vực đất đai. Đây là lĩnh vực có nhiều TTHC, thành phần hồ sơ nhiều trong khi máy móc, thiết bị chưa đáp ứng hết được yêu cầu số hóa. Để khắc phục, Bộ phận “một cửa” thành phố, các xã, phường chủ động phối hợp với doanh nghiệp, người dân tháo gỡ, lựa chọn phương án xử lý phù hợp.

Thời gian tới, thành phố tiếp tục tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên bộ phận “một cửa” nhằm nâng cao năng lực chuyên môn, thành thạo trong việc thực hiện số hóa hồ sơ TTHC. Khi việc giải quyết TTHC thuận lợi sẽ góp phần xây dựng môi trường đầu tư kinh doanh cởi mở, thu hút nhà đầu tư.

PV