Thuận tiện nhờ số hóa hồ sơ lưu trữ

Nhiều tài liệu quý, thuộc diện lưu trữ vĩnh viễn đã được số hóa 

Đến Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh (Sở Nội vụ), muốn tìm bất cứ tài liệu nào chỉ cần đọc tên loại văn bản, nội dung tài liệu sẽ được cán bộ, nhân viên hỗ trợ để tìm kiếm trên phần mềm quản lý theo mã số định danh. Từ các mã số tương ứng với nội dung cần tìm, có thể vào từng trang, từng tài liệu trên phần mềm điện tử, thay cho cách tra cứu truyền thống là vào kho tìm văn bản, hồ sơ gốc bằng giấy rất mất công. 

Ông Đỗ Huy Chính, Chánh Văn phòng Sở Nội vụ cho biết hiện nay ở Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, nhiều tài liệu quý đã an toàn, không còn lo mối mọt, hư hỏng như trước. Triển khai từ năm 2019, sáng kiến số hóa tài liệu của Sở Nội vụ đã góp phần thiết thực giảm thiểu sự xuống cấp của tài liệu là văn bản giấy đã lưu giữ nhiều năm và do thường xuyên được sử dụng, khai thác.

Từ yêu cầu đặt hàng của sở, với sự hỗ trợ của các đơn vị tư vấn, xây dựng, chuyển giao phần mềm, sau hơn 1 năm triển khai, chi cục đã hoàn tất việc định danh cho nhiều tài liệu đang lưu trữ. Từng trang tài liệu được sao chụp lại kỹ lưỡng, đánh mã số định danh riêng và lưu trữ bằng phần mềm quản lý tài liệu. Sáng kiến cũng bao gồm nhiều phần mềm kèm theo để quản lý hiệu quả tài liệu như các phần mềm nhận dạng bóc tách thông tin, tìm kiếm tài liệu, quản lý kho lưu trữ tài liệu số, quản lý mượn trả hồ sơ, tài liệu điện tử và quản trị hệ thống.

Với rất nhiều tài liệu, tư liệu quý về hành chính, lịch sử, khoa học, kỹ thuật, con dấu, tài liệu cá nhân… được bảo quản trong kho theo phương thức truyền thống, số hóa đã đáp ứng yêu cầu cao về công tác bảo quản, tra cứu, khai thác. Việc ứng dụng số hóa đang hỗ trợ hiệu quả, rút ngắn thời gian cho việc tra cứu, tìm kiếm, khai thác tài liệu, giúp người tra cứu, tìm kiếm không phải trực tiếp thao tác trên tài liệu giấy. Kho tài liệu vì thế cũng được bảo quản tốt hơn, giảm tiếp xúc trực tiếp trên tài liệu thực, giảm nguy cơ hư hỏng, thất lạc tài liệu.

Mặc dù vậy, việc bảo quản, lưu trữ tài liệu theo phương thức số hóa cũng tiềm ẩn nhiều nguy cơ như sai lệch thông tin so với bản gốc, mất cơ sở dữ liệu… Vì vậy, để nâng cao mức độ an toàn, sáng kiến này còn kèm theo nhiều hạng mục thiết bị, "tường lửa" chống tấn công mạng, mua phần mềm bản quyền… Cơ quan quản lý căn cứ từ thực tiễn sẽ gia tăng, bổ sung các giải pháp để bảo đảm an toàn tư liệu lưu trữ.

Đây là 1 trong số 6 phần mềm đang được Sở Nội vụ triển khai hiệu quả, đáp ứng từng bước yêu cầu đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho công chức, viên chức và công dân.

LINH AN