Văn phòng điện tử: Triệt để xóa bỏ văn bản giấy

Hệ thống quản lý văn bản của tỉnh giúp minh bạch hóa trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm soát tiến độ, chất lượng xử lý, giải quyết công việc

Tiết kiệm 200 triệu đồng phí gửi công văn hỏa tốc mỗi năm

Chỉ riêng chi phí phát hành công văn hỏa tốc hằng năm trước đây của UBND tỉnh thường tốn khoảng 200 triệu đồng. Đồng chí Đinh Bảo Ngọc, Giám đốc Trung tâm Công nghệ thông tin, Văn phòng UBND tỉnh cho biết hiện nay với việc triệt để gửi, nhận văn bản (trừ văn bản mật) qua Văn phòng điện tử - Hệ thống quản lý văn bản của tỉnh trên môi trường internet đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian và hầu hết chi phí phát hành so với gửi, nhận văn bản giấy trước đây. Chỉ tính riêng trong 6 tháng đầu năm 2021, Văn phòng UBND tỉnh đã tiếp nhận hơn 8.000 văn bản từ các cơ quan, đơn vị trong và ngoài tỉnh; đã tham mưu xử lý và ban hành trên 4.000 văn bản các loại của UBND tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh. Toàn bộ số văn bản trên được gửi, nhận, xử lý qua hệ thống hiện đã kết nối liên thông từ UBND tỉnh đến toàn bộ các sở, ngành, UBND cấp huyện, cấp xã.

Hệ thống này còn có ý nghĩa quan trọng trong giai đoạn toàn tỉnh phòng chống dịch Covid-19. Đồng chí Trần Quyết Thắng, Chánh Văn phòng UBND huyện Nam Sách cho biết hệ thống quản lý văn bản của tỉnh vận hành thông suốt đã hỗ trợ rất tốt cho việc gửi, nhận văn bản giữa chính quyền các cấp, đặc biệt trong giai đoạn địa phương có dịch Covid-19.

Kết quả nêu trên có được từ sự chỉ đạo quyết liệt của UBND tỉnh, triệt để thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử có ký số, không gửi bản giấy (trừ văn bản mật). Theo đó, từ ngày 1.10.2020, toàn bộ văn bản do UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh gửi các đơn vị là bản điện tử có chữ ký số, không gửi kèm bản giấy; từ ngày 1.11.2020, Văn phòng UBND tỉnh không tiếp nhận văn bản giấy mà không có bản điện tử gửi kèm.

Chỉ sau hơn nửa năm thực hiện triệt để việc gửi, nhận văn bản trên môi trường mạng, toàn tỉnh có hơn 80% số công văn, văn bản ở cấp tỉnh và 60% ở cấp huyện đã được xử lý trên phần mềm (trừ hồ sơ mật), tăng từ 40 - 60% so với các năm trước. Toàn bộ các sở, ngành, UBND cấp huyện, cấp xã đã thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử trên hệ thống.  

Tỉnh phấn đấu thời gian tới 100% số báo cáo định kỳ và văn bản hành chính (trừ văn bản mật) được gửi, nhận bằng văn bản điện tử

Minh bạch

Văn phòng điện tử - Hệ thống quản lý văn bản của tỉnh còn giúp minh bạch hóa trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm soát tiến độ, chất lượng xử lý, giải quyết công việc đến từng cá nhân. Toàn bộ tài liệu gửi, nhận, chỉ đạo giải quyết công việc, văn bản đều đến tận tài khoản của từng người nhận, kèm với đó là thời gian nhận, hạn xử lý công việc... Hệ thống cũng là nơi dễ lưu trữ, tìm kiếm các văn bản, tài liệu đã được cập nhật.

Trước đây nhiều năm, UBND tỉnh đã đề nghị Văn phòng Chính phủ hỗ trợ tỉnh triển khai hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành, đồng thời mở rộng kết nối vào mạng thông tin hành chính điện tử của Chính phủ. Từ năm 2019, UBND tỉnh ban hành kế hoạch, giao Văn phòng UBND tỉnh chủ trì triển khai mở rộng hệ thống. Đến nay cùng với tất cả các phần mềm quản lý văn bản của 63 tỉnh, thành phố, các bộ, ngành Trung ương và Văn phòng Chính phủ, hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh cũng đã kết nối với Trục liên thông văn bản quốc gia và tạo thành trục văn bản xuyên suốt đến cấp xã.

Ngoài bảo đảm hoạt động liên thông đến cấp xã, Trung tâm Công nghệ thông tin của Văn phòng UBND tỉnh đã làm chủ được công nghệ, có thể tự triển khai mở rộng hệ thống đến các đơn vị khác trong tỉnh. Trung tâm đã phối hợp với Phòng Cơ yếu - Công nghệ thông tin của Văn phòng Tỉnh ủy kết nối liên thông hệ thống quản lý văn bản của Thường trực Tỉnh ủy, các ban xây dựng Đảng, Văn phòng Tỉnh ủy; kết nối liên thông trục văn bản cho một số ngành, đoàn thể như Công an tỉnh, Bộ Chỉ huy quân sự tỉnh, Tòa án Nhân dân tỉnh, Hội Phụ nữ, Hội Nông dân...

Mục tiêu tiếp theo của tỉnh là 100% báo cáo định kỳ và văn bản hành chính (trừ văn bản mật) được gửi, nhận bằng văn bản điện tử; 100% các sở, ban, ngành, UBND cấp huyện, cấp xã thực hiện báo cáo định kỳ về chỉ tiêu phát triển kinh tế - xã hội trên hệ thống phần mềm báo cáo của tỉnh, kết nối với Hệ thống thông tin báo cáo Chính phủ.

THU MINH