Hội nghị, cuộc họp không giấy: Cần coi trọng hiệu quả

Kỳ họp thứ 10 HĐND tỉnh khóa XVI là kỳ họp đầu tiên HĐND tỉnh không sử dụng văn bản giấy, mọi tài liệu được tích hợp trên phần mềm cài trên máy tính bảng

Không thể phủ nhận sự tiện lợi của việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong gửi, nhận, đọc tài liệu ở một số cuộc họp, hội nghị qua môi trường mạng. Nhưng hiệu quả đến đâu, chất lượng các hội nghị, cuộc họp này thế nào thì cần có sự đánh giá khách quan để có thể nhân rộng.

Khó giám sát trách nhiệm của đại biểu

Tại Đại hội Hội Liên hiệp thanh niên tỉnh lần thứ V nhiệm kỳ 2019-2024 vừa qua, lần đầu tiên Ban tổ chức đại hội triển khai ứng dụng CNTT trong cung cấp văn kiện, tài liệu cho đại biểu. Thay vì in tài liệu trên giấy như các kỳ đại hội trước, mỗi đại biểu được cấp mã QR để quét trên điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc trên ứng dụng mạng xã hội Zalo. Toàn bộ tài liệu của đại hội được hiển thị theo đường dẫn sau khi người dùng quét mã QR thành công.

Đồng chí Sái Thị Yến, Bí thư Tỉnh đoàn cho biết phần lớn thanh niên hiện đã sử dụng các thiết bị điện tử thông minh nên việc ứng dụng mô hình họp không giấy là một xu hướng tiến bộ tất yếu. Trước đó, Tỉnh đoàn cũng đã gửi, nhận tài liệu, văn bản, giấy mời họp… qua môi trường mạng. Ngoài tiết kiệm chi phí, thời gian thì sự tiện lợi, nhanh chóng, chính xác là yếu tố đáp ứng điều kiện mà các cuộc họp giấy tờ trước đây còn thiếu.

Tuy nhiên, theo đồng chí Bí thư Tỉnh đoàn, để đánh giá về chất lượng các cuộc họp, hội nghị không giấy tờ chỉ có thể trông vào trách nhiệm của người dự họp. Bởi tài liệu dù được gửi rộng rãi, chi tiết đến từng người, nhưng nếu đại biểu không tập trung nghiên cứu tài liệu thì các cuộc họp, hội nghị không giấy tờ cũng khó đạt chất lượng cao.

Nếu như trước đây, nhiều người từng chứng kiến hiện tượng đại biểu bỏ lại cả xấp tài liệu, giấy tờ sau cuộc họp thì nay không còn. Kỳ họp thứ 10 HĐND tỉnh khóa XVI - kỳ họp không giấy tờ đầu tiên đã để lại ấn tượng tốt trong đại biểu và cử tri do không còn hình ảnh đại biểu phải ôm cả tập tài liệu, giấy tờ đi về trong suốt kỳ họp. Kỳ họp này cũng đã chấm dứt cảnh toàn bộ nhân viên Văn phòng HĐND tỉnh phải làm việc trước đó cả tuần để phô tô, in hàng trăm bộ tài liệu.

Đánh giá về cách làm này, nhiều đại biểu HĐND tỉnh cho biết đây là mô hình có ưu điểm vượt trội về tiết kiệm chi phí, thời gian. Tuy nhiên, có đại biểu cho rằng việc sử dụng máy tính bảng có tính chất riêng tư nên khó quan sát, đánh giá đại biểu có tập trung nghiên cứu tài liệu, đóng góp cho kỳ họp hay không. Một số đại biểu lớn tuổi hoặc chưa quen thao tác trên máy tính bảng, trên các thiết bị thông minh cũng bị ảnh hưởng. Việc nghiên cứu, đọc tài liệu trên máy tính bảng cần kỹ lưỡng, nhưng nếu đại biểu không thực sự quan tâm thì sẽ dễ đọc lướt, đọc không kỹ...

Sớm hỗ trợ giải pháp kỹ thuật

Việc ứng dụng CNTT trong gửi, nhận tài liệu, hội nghị, cuộc họp không giấy tờ đã được triển khai ở một số cơ quan, sở, ngành, địa phương nhưng mỗi nơi đều đang ứng dụng một phần mềm, hình thức truyền tải khác nhau trên nền tảng internet. Sở Giáo dục và Đào tạo (GDĐT) hiện có tới 95% số tài liệu, văn bản trao đổi qua môi trường mạng.

Nhưng theo ông Vũ Xuân Trường, Phó Trưởng Phòng Chính trị, tư tưởng (Sở GDĐT), việc chỉ gửi, nhận tài liệu mới qua Cổng thông tin điện tử của sở chưa thực sự đạt hiệu quả cao vì những hạn chế do thiếu đồng bộ trong kết nối internet, tính tương thích của hệ thống thiết bị... Với hơn 10.000 lượt người truy cập hằng ngày nhưng sở cũng chưa thể kiểm soát được các cơ sở có tải tài liệu về, nghiên cứu đầy đủ hay không.

Ứng dụng CNTT trong gửi, nhận tài liệu hội nghị, cuộc họp còn đòi hỏi cao về tính bảo mật, trong khi việc này còn đang thiếu các giải pháp kỹ thuật bảo đảm, phù hợp với tính chất của từng cơ quan, đơn vị, từng cuộc họp, hội nghị.

Một số tỉnh, thành phố trong nước đang nhân rộng mô hình phòng họp, cuộc họp không giấy với nhiều giải pháp thông minh, hiệu quả. Kỳ họp thứ 11 HĐND tỉnh khóa XVI tới đây sẽ tiếp tục áp dụng triệt để mô hình kỳ họp không giấy. Từ những lợi ích ban đầu của mô hình này, với quyết tâm cao trong xây dựng nền hành chính không giấy tờ, tỉnh nên có chủ trương chung, đánh giá sát hiệu quả, chất lượng mô hình để thống nhất thực hiện.

Kết hợp với đó là hỗ trợ về đầu tư; giải pháp kỹ thuật bảo đảm liên thông, tương thích cao trong các cơ quan, ngành, địa phương cũng như theo dõi việc tải tài liệu, nghiên cứu của đại biểu, người tiếp nhận, xử lý tài liệu, văn bản... Không chỉ thay đổi hình thức mà các cuộc họp, hội nghị không giấy tờ cần phải hướng tới nâng cao chất lượng toàn diện và thực chất.

LINH AN